Kiedy zamawiający musi wezwać do uzupełnienia dokumentów?

Procedura wezwania do uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych jest obowiązkowa w określonych sytuacjach. Pominięcie tego wezwania to częsty błąd proceduralny stwierdzany w kontrolach.

Podstawa prawna

Art. 128 ust. 1 ustawy PZP.

Kiedy wezwanie jest obowiązkowe

Zamawiający musi wezwać wykonawcę do uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych, oświadczeń lub dokumentów, jeżeli: wykonawca nie złożył wymaganych dokumentów, złożone dokumenty są niekompletne, dokumenty zawierają błędy.

Wezwanie dotyczy podmiotowych środków dowodowych (dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału i brak podstaw wykluczenia), oświadczenia z art. 125 ust. 1 (JEDZ lub oświadczenie krajowe), pełnomocnictw.

Kiedy wezwanie jest bezprzedmiotowe

Zamawiający nie wzywa do uzupełnienia, jeśli: oferta wykonawcy podlega odrzuceniu z innych przyczyn (np. niezgodność z SWZ, złożenie po terminie), postępowanie podlega unieważnieniu.

Wezwanie jest też bezprzedmiotowe, gdy brak dokumentu nie wynika z niedopatrzenia, a z faktu, że wykonawca obiektywnie nie spełnia warunku — uzupełnienie niczego nie zmieni.

Jednokrotność wezwania

Zamawiający wzywa jednokrotnie — nie ma obowiązku ponownego wezwania, jeśli wykonawca złożył dokument wadliwy lub niekompletny w odpowiedzi na pierwsze wezwanie. Jest to ugruntowane orzecznictwo KIO.

Co sprawdza audytor

Czy zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia, gdy brakowało dokumentów. Czy wezwanie było prawidłowo sformułowane — ze wskazaniem, jakie dokumenty należy złożyć. Czy wykonawca otrzymał odpowiedni termin na uzupełnienie. Czy zamawiający nie wzywał wielokrotnie do uzupełnienia tych samych dokumentów (niedopuszczalne). Czy w przypadku braku uzupełnienia zamawiający podjął prawidłową decyzję (wykluczenie lub odrzucenie).