Oświadczenie o braku powiązań w ZK — wzór i częste błędy
Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych to wymóg formalny Wytycznych MFiPR. Bez prawidłowo złożonych oświadczeń postępowanie zasady konkurencyjności jest wadliwe — niezależnie od tego, czy faktycznie wystąpił konflikt interesów.
Kto składa oświadczenie
Po stronie beneficjenta — każda osoba, która wykonuje czynności w postępowaniu: przygotowuje zapytanie, opisuje przedmiot zamówienia, ocenia oferty, wybiera wykonawcę, podpisuje umowę.
Po stronie wykonawcy — wykonawca składający ofertę. Oświadczenie wykonawcy dotyczy braku powiązań z beneficjentem.
Co obejmuje brak powiązań
Wytyczne MFiPR definiują powiązania osobowe lub kapitałowe szeroko. Powiązanie istnieje, gdy beneficjent (osoba upoważniona po jego stronie) i wykonawca:
- są tym samym podmiotem
- są małżonkami, krewnymi lub powinowatymi do drugiego stopnia
- są wspólnie w stałych stosunkach gospodarczych
- mają wspólne reprezentanty, członków organów zarządzających
- posiadają co najmniej 10% udziałów lub akcji w drugim podmiocie
- są w stosunku pracy lub innym zobowiązaniu mogącym wpływać na obiektywizm
Lista nie jest zamknięta. Każdy stosunek mogący wpływać na obiektywizm wyboru wykonawcy jest powiązaniem w rozumieniu Wytycznych.
Forma oświadczenia
Oświadczenie jest pisemne, datowane, podpisane przez osobę składającą. Nie ma jednego urzędowego wzoru — każda instytucja udzielająca dotację może przedstawić własny szablon, ale treść musi obejmować elementy z Wytycznych.
Minimalna treść:
> Oświadczam, że nie pozostaję w powiązaniach osobowych lub kapitałowych z wykonawcą [nazwa] / wykonawcami biorącymi udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia [nr postępowania], w rozumieniu Wytycznych MFiPR/2021-2027/9(2) z 14 marca 2025 r. Niniejsze oświadczenie obejmuje powiązania osobowe (małżeństwo, pokrewieństwo, powinowactwo do drugiego stopnia), kapitałowe (posiadanie ≥10% udziałów lub akcji w drugim podmiocie), stosunek pracy, stałe stosunki gospodarcze oraz pełnienie funkcji w organach zarządzających drugiego podmiotu.
Data, podpis, stanowisko.
Kiedy oświadczenie musi być złożone
Po stronie beneficjenta — przed rozpoczęciem czynności w postępowaniu. Oświadczenia złożone po fakcie (np. tuż przed publikacją wyniku) nie chronią — jeśli osoba uczestniczyła w przygotowaniu zapytania, miała wpływ na opis przedmiotu zamówienia w czasie, gdy ewentualny konflikt już istniał.
Po stronie wykonawcy — wraz ze złożeniem oferty.
Najczęstsze błędy
Brak oświadczenia od części uczestników postępowania. Beneficjent zebrał oświadczenia od członków komisji oceniającej oferty, ale nie od osoby, która przygotowała OPZ. Audytor stwierdza naruszenie.
Daty oświadczeń późniejsze niż czynności w postępowaniu. Oświadczenie złożone po dacie publikacji zapytania nie chroni — nie dokumentuje braku powiązań w momencie kluczowych decyzji.
Zbyt ogólna treść oświadczenia. Bez wymienienia konkretnych form powiązań (osobowe, kapitałowe, pokrewieństwo, ≥10% udziałów) oświadczenie jest niekompletne. Audytor sprawdzi, czy treść odpowiada Wytycznym.
Brak oświadczenia wykonawcy. Beneficjent zebrał oświadczenia od własnych pracowników, ale nie zażądał oświadczenia od wykonawcy, który wygrał. Wykonawca powinien oświadczyć brak powiązań ze swojej strony.
Oświadczenie jednej osoby na całą komisję. Każda osoba składa własne oświadczenie. Nie ma zbiorczego oświadczenia komisji.
Co sprawdza audytor
Kompletność: czy oświadczenia są od wszystkich osób uczestniczących w postępowaniu. Daty: czy oświadczenia są złożone przed rozpoczęciem czynności. Treść: czy obejmuje wszystkie formy powiązań z Wytycznych. Podpisy: czy są autentyczne i jednoznaczne. Po stronie wykonawcy: czy oferta zwycięska zawiera oświadczenie wykonawcy.
Konsekwencje braku oświadczeń
Brak oświadczeń to naruszenie formalne — korekta w zakresie 5-25% w zależności od wagi naruszenia. Jeśli okaże się, że konflikt interesów faktycznie wystąpił (nie tylko brak oświadczeń), stawka może być wyższa — do 100% wartości zamówienia.