Kto musi złożyć oświadczenie art. 56 PZP i do kiedy?

Oświadczenia o bezstronności i braku konfliktu interesów (art. 56 ust. 4 PZP) to jeden z najczęściej kontrolowanych elementów postępowania. Brak oświadczeń lub złożenie ich po terminie to częste naruszenie.

Kto składa

Oświadczenie musi złożyć każda osoba wykonująca czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego. To nie tylko członkowie komisji przetargowej — obejmuje wszystkich, którzy wykonują czynności związane z postępowaniem.

Typowe osoby zobowiązane: kierownik zamawiającego (lub upoważniona osoba), członkowie komisji przetargowej, biegli i eksperci powołani do oceny ofert, osoby przygotowujące SWZ lub OPZ (jeśli wykonują czynności w postępowaniu), inne osoby wyznaczone do czynności w postępowaniu.

Kiedy składa

Oświadczenie składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności w postępowaniu. W praktyce oznacza to: przed pierwszym kontaktem z dokumentacją ofertową danego wykonawcy.

Oświadczenie o istnieniu okoliczności z art. 56 ust. 2 (karalność) — składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o tych okolicznościach.

Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności z art. 56 ust. 3 (powiązania z wykonawcami) — składa się przed rozpoczęciem czynności, a jeśli okoliczności pojawią się później — niezwłocznie po ich powzięciu.

Gdzie szukać

Oświadczenia mogą być: oddzielnymi dokumentami w aktach postępowania, załącznikami do protokołu postępowania (osadzonymi wewnątrz pliku protokołu), częścią formularza protokołu.

Audytor powinien sprawdzić zarówno osobne pliki, jak i zawartość protokołu — oświadczenia nie zawsze są oddzielnymi dokumentami.

Co sprawdza audytor

Kompletność — czy oświadczenia złożyły wszystkie osoby wymienione w protokole jako wykonujące czynności. Terminowość — czy daty oświadczeń są sprzed rozpoczęcia czynności. Jeśli daty nie są widoczne na oświadczeniach, audytor zaznacza: „Daty oświadczeń niezweryfikowane — wymaga sprawdzenia."