Lista sprawdzająca dla beneficjenta przed publikacją zamówienia
Audytor sprawdza zamówienie po fakcie, gdy jest już za późno na poprawki — naruszenie jest nieodwracalne, a konsekwencją jest korekta finansowa. Beneficjent ma jedną przewagę: może sprawdzić to samo zanim opublikuje zapytanie.
Poniżej 12 pytań, które warto zadać sobie przed kliknięciem „Publikuj" w Bazie Konkurencyjności lub BZP. To kompaktowa wersja listy sprawdzającej, którą wypełnia audytor.
1. Czy prawidłowo oszacowano wartość zamówienia?
Wartość szacunkowa musi wynikać z analizy rynku (zapytania o cenę, oferty z poprzednich zamówień, dane GUS, oferty publiczne). Jeśli zamówienie jest dzielone na części, sumaryczna wartość wszystkich części powinna być podstawą do określenia procedury (próg ZK 80 000 zł netto, progi PZP). Sztuczny podział to naruszenie i ryzyko korekty.
2. Czy zastosowano właściwą procedurę?
ZK od 80 000 zł netto (od 25.03.2025). Pełna procedura PZP dla zamawiających publicznych powyżej własnych progów. Sprawdź, czy nie ma podstawy do trybu bez ogłoszenia — i czy ta podstawa rzeczywiście istnieje, jeśli z niej korzystasz.
3. Czy OPZ nie wskazuje konkretnego wykonawcy?
Czytaj OPZ słowo po słowie. Szukaj nazw marek, modeli, patentów, certyfikatów charakterystycznych dla jednego dostawcy. Jeśli używasz konkretnego wskazania, czy jest dopisek „lub równoważny" i opisane kryteria równoważności? Czy specyfikacja techniczna pasuje do co najmniej 2-3 dostawców?
4. Czy warunki udziału są proporcjonalne?
Warunek doświadczenia musi odpowiadać skali zamówienia. Wymóg „obrót min. 10 mln zł" przy zamówieniu na 200 000 zł jest dysproporcjonalny. Każdy warunek udziału ogranicza krąg wykonawców — sprawdź, czy to ograniczenie jest uzasadnione.
5. Czy kryteria oceny ofert są mierzalne?
Kryterium „jakość — 40%" musi mieć opisany sposób oceny: jakie parametry decydują, ile punktów za każdy. „Termin realizacji — 30%" jest pozorny, jeśli SWZ określa sztywny termin. Kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy (jego doświadczenia, kwalifikacji firmy).
6. Czy termin składania ofert jest prawidłowy?
W ZK: minimum 7 dni dla dostaw/usług, 14 dni dla robót budowlanych. W PZP: w zależności od progu i trybu. Termin liczony od dnia publikacji ogłoszenia. Zbyt krótki termin to naruszenie ograniczające konkurencję.
7. Czy sposób składania ofert i komunikacji jest jednoznaczny?
Adres, format pliku, sposób podpisu, termin związania ofertą, procedura zadawania pytań i odpowiedzi. Każda niejasność rodzi spory i zarzuty.
8. Czy procedura wyboru jest opisana?
Kto bada oferty, jak ocenia, w jakiej kolejności, co stanowi podstawę do odrzucenia, jak komunikuje wynik. Beneficjent ZK nie musi powoływać formalnej komisji, ale procedura musi być jasna.
9. Czy klauzule umowne są zgodne z zapytaniem?
Wzór umowy załączony do zapytania nie może nakładać na wykonawcę istotnych obowiązków, których nie ma w opisie przedmiotu zamówienia. Inaczej wykonawcy nie mogą rzetelnie skalkulować oferty.
10. Czy nie ma konfliktu interesów?
Osoby przygotowujące zapytanie, wybierające wykonawcę i podpisujące umowę nie mogą być powiązane (rodzinnie, biznesowo, kapitałowo) z wykonawcami. Oświadczenia o braku powiązań to wymóg formalny — ale przede wszystkim sprawdź, czy rzeczywiście nie ma konfliktu.
11. Czy zapytanie zostanie opublikowane w prawidłowym miejscu?
ZK: Baza Konkurencyjności (bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl) — jedyne miejsce. PZP: BZP, Dz.Urz.UE w zależności od progu. Publikacja w innym miejscu (np. tylko na własnej stronie) to naruszenie.
12. Czy dokumentacja będzie kompletna po zakończeniu postępowania?
Pomyśl o tym przed publikacją: jakie dokumenty będą potrzebne, by udowodnić prawidłowość postępowania (protokół, oświadczenia, wzory, korespondencja). Brak dokumentu w późniejszej kontroli to często ten sam efekt co naruszenie — korekta.
Co po sprawdzeniu
Jeśli na którekolwiek z pytań odpowiedź brzmi „nie wiem" lub „nie jestem pewny" — popraw zapytanie przed publikacją. Każda poprawka po publikacji oznacza przedłużenie terminu lub unieważnienie i ponowną publikację.
Veriqt automatyzuje powyższą listę sprawdzającą. Wgrywasz draft zapytania i dokumenty kontekstowe, system odpowiada na każde z 30 pytań listy ZK lub 40 pytań PZP z cytatami i wskazaniem co poprawić. Sprawdź pierwsze zamówienie bezpłatnie.