Jakie dokumenty są potrzebne do wypełnienia listy sprawdzającej MFIPR?

Lista sprawdzająca MFIPR składa się z 40 pytań kontrolnych podzielonych na 8 sekcji. Do jej wypełnienia audytor potrzebuje zestawu dokumentów z postępowania o zamówienie publiczne.

Dokumenty podstawowe (potrzebne do większości pytań):

Protokół postępowania (art. 72 PZP) — najważniejszy dokument. Zawiera informacje o trybie, wartości szacunkowej, złożonych ofertach, osobach biorących udział w postępowaniu, wyborze wykonawcy i ewentualnych odrzuceniach. Bez protokołu nie da się odpowiedzieć na kilkanaście pytań listy.

Specyfikacja Warunków Zamówienia (SWZ) — opisuje przedmiot zamówienia, warunki udziału, kryteria oceny ofert, wymagania dotyczące wadium i zabezpieczenia. Kluczowa dla sekcji D (pytania 16–20).

Ogłoszenie o zamówieniu (BZP lub Dz.Urz.UE) — potwierdza prawidłowość publikacji i trybu. Potrzebne do pytań 3, 5, 7.

Ogłoszenie o wyniku postępowania — potwierdza publikację wyniku w terminie (pytanie 9).

Dokumenty ofertowe:

Oferty wykonawców (formularze ofertowe) — niezbędne do weryfikacji warunków udziału, oceny rażąco niskiej ceny i porównania z umową. Potrzebne do pytań 21, 23, 24, 26.

Informacja z otwarcia ofert — dane o liczbie złożonych ofert i cenach.

Dokumenty kadrowe i formalne:

Oświadczenia art. 56 ust. 4 PZP (bezstronność) — od wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu. Pytanie 12.

Powołanie komisji przetargowej — jeśli wymagane przy progach unijnych. Pytanie 10.

Dokumenty umowne i wykonawcze:

Umowa z wykonawcą — porównanie z ofertą (cena, termin, zakres). Pytania 28–29.

Aneksy do umowy — weryfikacja zgodności zmian z art. 454–455 PZP. Pytanie 33.

Protokoły odbioru — potwierdzenie dostawy/realizacji. Pytanie 32.

Dokumenty dodatkowe (w zależności od postępowania):

Dokumenty dotyczące podwykonawstwa, wadium, zabezpieczenia należytego wykonania, zaliczki, KIO, zamówień podobnych.

Typowe postępowanie generuje 10–30 dokumentów. Duże postępowania wieloczęściowe mogą wymagać 40–50 dokumentów.