Jak sprawdzić zgodność umowy z ofertą wybranego wykonawcy?

Jednym z kluczowych elementów kontroli zamówienia publicznego jest porównanie zawartej umowy z ofertą wybranego wykonawcy. Umowa musi odzwierciedlać warunki oferty — wszelkie rozbieżności mogą stanowić naruszenie.

Podstawa prawna

Art. 432 PZP — umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Art. 432 ust. 2 — umowa jest jawna i podlega udostępnieniu.

Co porównywać

Cena — kwota w umowie musi odpowiadać cenie z formularza ofertowego wybranego wykonawcy. Uwaga na różnicę brutto/netto: oferta może zawierać cenę netto, a umowa brutto (lub odwrotnie). Audytor musi przeliczyć i porównać te same wartości.

Termin realizacji — data zakończenia lub okres realizacji z umowy musi odpowiadać temu, co wykonawca zadeklarował w ofercie (lub co wynikało z SWZ).

Zakres — przedmiot umowy musi obejmować pełny zakres zamówienia zgodny z SWZ i ofertą. Jeśli zamówienie jest wieloczęściowe, każda część wymaga osobnej weryfikacji.

Podwykonawstwo — jeśli wykonawca w ofercie wskazał podwykonawców (Załącznik 4 lub odpowiednik), umowa powinna zawierać postanowienia dotyczące podwykonawstwa zgodne z art. 462–465 PZP.

Jak to robić krok po kroku

Krok 1: Weź formularz ofertowy wybranego wykonawcy — cena, termin, ewentualne oświadczenia o podwykonawstwie.

Krok 2: Weź umowę (i ewentualne aneksy).

Krok 3: Porównaj punkt po punkcie: cena z oferty = cena z umowy? Termin z oferty = termin z umowy? Zakres z oferty = zakres z umowy?

Krok 4: Jeśli zamówienie ma wiele części — powtórz dla każdej części osobno.

Częste rozbieżności

Cena w umowie zaokrąglona inaczej niż w ofercie. Termin realizacji przesunięty o kilka dni bez aneksu. Brak umowy dla jednej z części zamówienia (bo np. wykonawca zrezygnował). Klauzule o podwykonawstwie w umowie niespójne z deklaracją z oferty.

Co jeśli brak umowy

Jeśli audytor nie ma dostępu do umowy (nie została dostarczona lub podpisanie nastąpiło po dacie kontroli), należy to odnotować i oznaczyć ustalenie niższym poziomem pewności.