Jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia i uniknąć zarzutu sztucznego podziału?
Szacowanie wartości zamówienia to pierwszy krok każdego postępowania — i jeden z najczęściej kwestionowanych przez instytucje kontrolne. Błędy na tym etapie mogą oznaczać zastosowanie niewłaściwego trybu, pominięcie progów unijnych lub zarzut sztucznego podziału zamówienia.
Podstawa prawna
Art. 28–36 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wartość zamówienia to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy netto, bez podatku VAT, ustalone z należytą starannością.
Zasady szacowania
Zamawiający ustala wartość na podstawie aktualnych cen rynkowych — np. wcześniejszych zamówień, rozeznania rynku, kosztorysów inwestorskich (w przypadku robót budowlanych). Szacunek musi być aktualny — nie starszy niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania (6 miesięcy dla robót budowlanych, art. 36 ust. 1–2 PZP).
Dla zamówień udzielanych w częściach wartością zamówienia jest łączna wartość wszystkich części (art. 30 ust. 1 PZP). Zamawiający nie może dzielić zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy (art. 29 ust. 2 PZP).
Kiedy podział jest dopuszczalny, a kiedy sztuczny
Podział zamówienia na części jest dopuszczalny — a nawet zalecany (art. 91 PZP) — jeśli służy zwiększeniu konkurencji i dostępu MŚP. Sztuczny podział to sytuacja, gdy zamawiający celowo rozdziela jedno zamówienie na kilka mniejszych, aby zejść poniżej progów stosowania PZP lub progów unijnych.
Kontroler sprawdza: czy zamówienia mają ten sam przedmiot lub podobny charakter, czy mogły być udzielone w jednym postępowaniu, czy podział miał uzasadnienie organizacyjne lub merytoryczne, czy nie doszło do obejścia progów.
Typowy sygnał ostrzegawczy: kilka zamówień na ten sam rodzaj dostaw/usług udzielonych w krótkim czasie, każde tuż poniżej progu.
Co sprawdza audytor
Sposób ustalenia wartości szacunkowej — czy jest udokumentowany i aktualny. Czy wartość obejmuje wszystkie opcje, zamówienia podobne i części. Czy nie doszło do podziału zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy. Czy zastosowany tryb odpowiada prawidłowo oszacowanej wartości.