Ile trwa kontrola zamówienia publicznego?

Kontrola jednego zamówienia publicznego zajmuje audytorowi średnio 4–6 godzin pracy. To szacunek oparty na doświadczeniach polskich audytorów kontrolujących zamówienia.

Czas ten rozkłada się na kilka etapów.

Zebranie dokumentów to zwykle 30–60 minut. Audytor kompletuje dokumentację postępowania w tym w szczególności szacunkową wartość zamówienia, SWZ, oferty wykonawców, ocenę ofert, oświadczenia, protokół z postępowania, umowę, aneksy, protokoły odbioru i ogłoszenia z BZP lub Dz.Urz.UE. Często dochodzi do tego korespondencja z Oferentami, wyjaśnienia i odpowiedzi. Typowe postępowanie generuje 10–30 dokumentów, duże — nawet ponad 50.

Analiza i wypełnienie listy sprawdzającej zajmuje najwięcej czasu — od 2 do 4 godzin. Audytor analizuje dokumenty, porównuje je z wymaganiami prawnymi, wewnętrznymi regulacjami Zamawiającego i zapisuje ustalenia cytując dokumenty źródłowe oraz przepisy prawa. To jest właściwy bottleneck — nie sama lektura, ale ciągłe przeskakiwanie między dokumentami a wymaganiami.

Napisanie raportu to kolejne 30–60 minut. Audytor przenosi ustalenia do raportu Word, formatuje, dodaje własne opisy i rekomendacje, a następnie podpisuje.

Łącznie: jedno zamówienie = jeden dzień pracy audytora.

Przy typowym obciążeniu 7–12 kontroli miesięcznie, wypełnianie list sprawdzających zajmuje audytorowi 14–24 godzin w tygodniu — ponad połowę czasu pracy. Często przecież analiza procedury zamówienia to tylko jeden z aspektów realizowanego zadania audytowego.

Narzędzia do automatyzacji przygotowania listy sprawdzającej, takie jak platforma Veriqt, skracają etap analizy z 2–4 godzin do kilku minut. Audytor nadal sam weryfikuje i zatwierdza każde ustalenie.