Ile trwa kontrola zamówienia publicznego?

Kontrola jednego zamówienia publicznego zajmuje audytorowi średnio 4–6 godzin pracy. To szacunek oparty na doświadczeniach polskich audytorów kontrolujących zamówienia finansowane ze środków UE.

Czas ten rozkłada się na kilka etapów.

Zebranie dokumentów to zwykle 30–60 minut. Audytor kompletuje protokół postępowania, SWZ, oferty wykonawców, oświadczenia, umowę, aneksy, protokoły odbioru i ogłoszenia z BZP lub Dz.Urz.UE. Typowe postępowanie generuje 10–30 dokumentów, duże — do 50.

Analiza i wypełnienie listy sprawdzającej zajmuje najwięcej — od 2 do 4 godzin. Audytor czyta dokumenty, porównuje je z wymaganiami prawnymi (np. 40 pytań MFIPR dla zamówień PZP) i zapisuje ustalenia z cytatami ze źródłowych dokumentów. To jest właściwy bottleneck — nie sama lektura, ale ciągłe przeskakiwanie między dokumentami a wymaganiami.

Napisanie raportu to kolejne 30–60 minut. Audytor przenosi ustalenia do raportu Word, formatuje, dodaje podstawy prawne i podpisuje.

Łącznie: jedno zamówienie = jeden dzień pracy audytora.

Przy typowym obciążeniu 7–12 kontroli miesięcznie, wypełnianie list sprawdzających zajmuje audytorowi 14–24 godzin w tygodniu — ponad połowę czasu pracy.

Narzędzia do automatyzacji przygotowania listy sprawdzającej, takie jak platforma Veriqt, skracają etap analizy z 2–4 godzin do kilku minut. Audytor nadal sam weryfikuje i zatwierdza każde ustalenie.