Co powinien zawierać protokół postępowania PZP?

Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wymagany przez art. 71–73 ustawy Prawo zamówień publicznych. To kluczowy dokument dla każdego audytora — bez niego nie da się zweryfikować większości wymagań listy sprawdzającej.

Wymagane elementy (art. 72 ust. 1 PZP)

Protokół musi zawierać co najmniej: tryb udzielenia zamówienia i podstawę prawną jego zastosowania, wartość szacunkową zamówienia (netto) i sposób jej ustalenia, nazwę i adres wykonawcy wybranego, cenę lub koszt oferty wybranej, informację o ofertach odrzuconych z uzasadnieniem, informację o wykonawcach wykluczonych z uzasadnieniem, powody unieważnienia postępowania (jeśli dotyczy).

Załączniki do protokołu

Do protokołu dołącza się m.in. oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu (art. 56 ust. 4 PZP), SWZ i ewentualne zmiany, informację z otwarcia ofert.

Częsty błąd: protokół postępowania vs. protokół z otwarcia ofert

To dwa różne dokumenty. Protokół z otwarcia ofert (informacja z otwarcia) zawiera dane o liczbie złożonych ofert i cenach — powstaje w dniu otwarcia. Protokół postępowania to dokument końcowy, opisujący przebieg całego postępowania od wszczęcia do zawarcia umowy.

Audytorzy czasem mylą te dokumenty. W liście sprawdzającej MFIPR pytanie 15 dotyczy protokołu postępowania (art. 72), a pytanie 14 — otwarcia ofert (art. 220).

Na co zwrócić uwagę

Kompletność — czy protokół zawiera wszystkie elementy z art. 72 ust. 1. Spójność — czy dane w protokole (cena, wykonawca, termin) zgadzają się z umową i ofertą. Daty — czy oświadczenia art. 56 zostały złożone przed rozpoczęciem czynności w postępowaniu. Podpisy — czy protokół został podpisany przez kierownika zamawiającego.